FAQ: Preguntas Frecuentes sobre Tecnología y Datos

¡Lo más probable es que estés trabajando con ambos!

Definimos datos como información que en aras de su usabilidad necesita ser procesada, organizada y estructurada. En otras palabras, por datos nos referimos a la información que posees, como detalles sobre las comunidades con las que trabajas, hallazgos de la investigación que has realizado, resultados de encuestas, direcciones de correo electrónico e información de contacto de personas que apoyan tu trabajo, etc.

Entendemos tecnología como las herramientas, sistemas, métodos y procesos que aprovechan el poder computacional para administrar, analizar y comunicar información. Para este recurso, cuando hablamos de tecnología, nos referimos a herramientas digitales, en general. Incluye desde plataformas de correo electrónico y aplicaciones de mensajería hasta servidores de sitios web, plataformas de boletines por correo electrónico, CRM, bases de datos, procesos algorítmicos, y más.

La respuesta aquí realmente dependerá del contexto. La tecnología puede ayudarte a organizar el trabajo y las tareas diarias, permitir una comunicación más segura, recopilar y administrar información, y reducir costos y liberar recursos, entre otras cosas. Pero si la tecnología se usa de manera ineficaz o no estratégica, también puede comprometer tu capacidad para hacer el trabajo de manera segura y efectiva.

Por ejemplo, si tu organización está recopilando relatos de primera mano sobre violaciones de derechos humanos en áreas con poca conectividad a Internet/móvil, la adopción de una herramienta de recopilación de datos que requiera una conexión a Internet dificultará tu trabajo y afectará negativamente la capacidad para cumplir tu misión.

Usada de manera no estratégica, la tecnología también puede exponerte a ti y a tus colegas, a nuevas vulnerabilidades y riesgos. Por ejemplo, si te encuentras en un contexto donde la vigilancia gubernamental de la sociedad civil es común, y estás utilizando herramientas que no protegen adecuadamente tus comunicaciones, eso puede comprometer tu trabajo y seguridad.

Para asegurarte de usar la tecnología de manera estratégica y responsable, tómate un tiempo para pensar sobre el modo en que adoptar nuevas tecnologías o recopilar más datos podría fortalecer o debilitar tu trabajo. Antes de adoptar cualquier herramienta o plataforma nueva, intenta desarrollar tu capacidad interna, ponte en contacto con colegas u otras organizaciones que respetes.

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• Soporte ligero, aprendizaje general (Inglés)
• Adoptar nueva tecnología: cómo darle a su equipo las mejores posibilidades de éxito (Inglés)

Las tecnologías digitales evolucionan rápidamente, al igual que los debates y las conversaciones sobre los posibles beneficios y efectos nocivos del uso de herramientas y plataformas específicas. Cuando tratamos de aprender más sobre tecnología, encontramos que es más útil enfocarse en dos aspectos:

1. Trabajar para desarrollar la intuición técnica del personal de manera paulatina y progresiva (inglés), y convertir ese objetivo en una prioridad de todo el equipo tanto como sea posible (a diferencia de un trabajo de una sola persona).
2. En lugar de buscar herramientas da moda (inglés), primero tratar de identificar cómo la tecnología y los datos podría fortalecer tu trabajo principal (inglés).

Cuando se trata de nuevas herramientas y aplicaciones, hay mucha información en línea que puede ser atractiva, pero puede ser difícil identificar qué es relevante para ti y qué no.

Para entender más fácilmente la información relacionada con la tecnología, comienza primero con el problema que estás tratando de comprender o abordar. Además, si puedes, comunícate con profesionales de ideas afines que puedan tener contextos o misiones similares a los tuyos y aprende más sobre las herramientas que están usando (¡y cuáles han sido sus éxitos y fracasos!).

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• Cómo pensar en tecnología cuando no tienes tiempo para pensar en tecnología (Inglés)

¡Primero consigue una perspectiva general clara de lo que ya estás usando! La mayoría de las organizaciones ya están utilizando al menos algo de tecnología y datos para respaldar su trabajo, desde herramientas cotidianas como el correo electrónico o la mensajería instantánea, hasta herramientas y bases de datos de CRM. A continuación, encontrarás una breve lista de preguntas que pueden servir como ejercicio inicial para mapear las formas en que estás utilizando la tecnología y los datos en tu trabajo.

Nota: parte de la información recopilada mediante este ejercicio de mapeo puede ser confidencial: antes de comenzar, asegúrate de guardar tus notas en un lugar seguro y de compartirlas solo con las personas que necesitan acceso a ellas.

• ¿Qué herramientas utilizas actualmente para tu trabajo?
  • ¿Qué plataformas/herramientas usan tú y tu equipo en sus comunicaciones? Estas podrían incluir correo electrónico, mensajería instantánea, redes sociales, SMS y sitios web, por nombrar algunos.
  • ¿Cómo almacenas y administras tus archivos y documentos? ¿Qué plataformas usas? ¿Todo el  equipo usa las mismas plataformas?
  • ¿Estás trabajando en campañas públicas o trabajas en equipo con otras organizaciones? En caso afirmativo, ¿qué herramientas utilizas para el activismo, la organización y la construcción de la comunidad?
  • ¿Estás trabajando con alguna base de datos o plataforma de investigación?

• ¿Cómo estás usando los datos?
  • ¿Qué tipo de datos/información recopilas o generas día a día? Piensa en tus flujos de trabajo individuales y colectivos y enumera los momentos en los que recopilas o generas datos. Por ejemplo, recopilar información de contacto de las personas que ha entrevistado, tener conversaciones por correo electrónico o Whatsapp, tomar notas de entrevistas o reuniones, o realizar encuestas con las comunidades.
  • ¿Dónde almacenas los datos? Considera los datos que tienes actualmente y enumera todos los lugares en los que están (asegúrate de incluir todas sus ubicaciones remotas: correos electrónicos, documentos compartidos, etc.).
  • ¿Cuándo y cómo compartes los datos? Piensa en los momentos en los que necesitas compartir datos: ¿cuándo suele suceder, con quién los comparte y qué herramientas utilizas? Por ejemplo, puedes enviar hojas de cálculo o archivos PDF por correo electrónico, compartir documentos y actas de reuniones a través de Google Docs o compartir contraseñas a través de una aplicación de mensajería.

Estas son preguntas exploratorias iniciales. Para una versión completa de este ejercicio de mapeo ve a Convertirse a RAD! (Inglés, publicado en 2021), o comunícate con nuestro equipo.

Finalmente, adoptar nuevas herramientas requiere tiempo y recursos. Asegúrate de reservar para tu equipo y para ti espacios dedicados para aprender herramientas desconocidas, practicar comportamientos y ponerse al día con los nuevos datos utilizados.

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• Convertirse a RAD! (Inglés)
• El manual de datos responsables (Inglés)
• Adoptando una nueva tecnología: cómo darle a tu equipo las mejores posibilidades de éxito (Inglés)

En nuestro trabajo de apoyo a las organizaciones de la sociedad civil, a menudo nos enfrentamos a presunciones acerca de lo digital siempre es mejor (inglés), y que cualquier solución tecnológica conducirá a una mayor eficiencia, efectividad e impacto.

Pero este no es siempre el caso. Cuando trabajamos con un socio de manera más cercana, a menudo comenzamos a evaluar cómo su uso de datos y tecnología actualmente se relacionan con su trabajo y contexto. Esto puede ayudarnos a descubrir cómo, o incluso si, la forma en que usan la tecnología está fortaleciendo su trabajo.

Después de mapear qué herramientas está utilizando la organización y qué datos recopila, almacena y comparte, pasamos a una segunda capa de preguntas: ¿Qué tan útil es todo esto (o qué tan útil podría ser) en el contexto de tu trabajo?:

• ¿Cuál es el problema social o político central en el que estás trabajando?
• ¿El uso de tecnología y datos te permite abordar mejor ese problema? Si es así, ¿cómo? Si no, ¿por qué crees que eso podría estar sucediendo
• ¿El uso diario de tecnología y datos te ayudan a conectarte con personas u organizaciones importantes para tu trabajo
• ¿La forma en que usas la tecnología y los datos está afectando tu carga de trabajo? ¿Está facilitando tu trabajo o la carga de trabajo está siendo insostenible para el equipo? ¿Te gusta usar tus herramientas de organización?

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• Es “volverse digital” la respuesta? (Inglés)
• Deja de suponer, comienza a cuestionar

Hay muchos aspectos a considerar al seleccionar una herramienta, y existen diversas opciones, incluso varias que quizás aún no conozcas. Entonces, ¿cómo empezar a reducir (o ampliar) tus opciones?

En el 2017, en base a nuestra investigación sobre la selección de herramientas en organizaciones de la sociedad civil, elaboramos un guía interactiva de selección de herramientas llamada Alidade (Inglés), que por medio de preguntas puede ayudar a las organizaciones a decidir qué tipo de herramienta tecnológica mejor se adapta a sus necesidades. ¡Recomendamos probarla!.

En general, cuando las organizaciones buscan nuevas herramientas tecnológicas, hemos constatado que las siguientes pautas resultan beneficiosas:

1. Investigar a las personas, el problema y luego la tecnología. Analiza el problema general donde piensas que una herramienta tecnológica podría ser útil. Piensa en tu público objetivo. Investiga y examina las diferentes alternativas tecnológicas disponibles.
2. Pensar dos veces antes de construir. Busca herramientas ya existentes acordes a tus necesidades. Construir una herramienta completamente nueva puede ser complejo y arriesgado.
3. Conseguir una segunda opinión. Probablemente alguien más haya intentado un enfoque similar previamente. Encuentra a esa persona y pídele consejos.
4. Siempre hay que probar. Antes de elegir una prueba al menos dos herramientas, con las personas con las que quieres usarlas. Ponerlas a prueba permite detectar problemas. También te permite plantearte preguntas que no se te habían ocurrido.
5. Planificar por si falla. La primera vez puede que no salga bien. Prepara un plan y un presupuesto que te permita ir haciendo ajustes regulares a la herramienta a lo largo del proyecto.
6. Reflexionar sobre lo que estás haciendo. Sigue pensando en lo que funciona y lo que no funciona. Aplica ese aprendizaje al trabajo de tu organización y compártelo con otras organizaciones.

Asegúrate de que las herramientas que elijas también se adapten a tus necesidades de seguridad. Al evaluar la seguridad de una herramienta, considera lo siguiente:

• ¿Cuál es la política de privacidad de datos de la herramienta? ¿Qué tipo de datos recopila la herramienta y con quién se comparten esos datos? ¿Quién tiene acceso a los datos almacenados dentro de la herramienta?
• ¿Está bien documentado el enfoque de privacidad y seguridad de la herramienta? ¿Qué puedes averiguar sobre el historial de privacidad y seguridad de la herramienta?

Documenta tus hallazgos y coméntalos con tus colegas antes de tomar una decisión final sobre una herramienta.

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• Alidade

Si estás familiarizado con nuestro trabajo, probablemente sepas que a menudo estamos a favor de adaptar las herramientas existentes a tus necesidades siempre que sea posible (llamamos a esto “reutilización de herramientas”).

Nuestra investigación en esta área en los últimos años ha demostrado que la reutilización y la adaptación de las herramientas existentes puede tener una serie de ventajas, como el uso más eficiente de los recursos financieros y el aumento del acceso al apoyo en la implementación y el mantenimiento.

Desarrollar una herramienta desde cero, por otro lado, este puede ser un proceso prolongado y costoso, con resultados decepcionantes: hemos visto cómo las herramientas pueden terminar siendo ineficaces o poco utilizadas, resultar inesperadamente onerosas o requerir para su mantenimiento y actualización del empleo intensivo de recursos.

Pero si la funcionalidad que tu organización está buscando no está disponible y, estás considerando construir una nueva herramienta, aquí hay algunas preguntas para reflexionar al respecto:

• ¿Existe una necesidad real e identificable de esta herramienta? ¿Esto te acercará más a tus objetivos a largo plazo? ¿La construcción de una herramienta respondería a una fuerte necesidad que ha surgido durante tu trabajo, o la idea tuvo otro origen?
• ¿Cuentas con los recursos necesarios para construir la herramienta, mantenerla a largo plazo y brindar apoyo continuo a quienes la utilizarán?
• ¿Cuál es tu visión para la herramienta a largo plazo? ¿Podrían las necesidades o problemas que se está construyendo la herramienta para abordar potencialmente evolucionar con el tiempo?

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• Construyendo herramientas digitales en organizaciones de justicia social: qué considerar antes de comenzar (Inglés)
• Reutilización exitosa de herramientas en contratación abierta (Inglés)
• No reinvente la rueda, perfeccionala (Inglés).

Si tienes problemas de acceso intermitente a Internet, considera la adopción de herramientas que te posibiliten trabajar tanto en línea como sin conexión. En Google Docs, por ejemplo, puedes habilitar el acceso offline a los documentos . Esto te permitirá continuar trabajando sin conexión y luego sincronizar los documentos una vez que se restablezca la conectividad. Algunas herramientas de recopilación y gestión de datos, como Kobo ToolBox, te permite recopilar datos en dispositivos cuando no tienes conexión, y luego cargar datos al servidor una vez que la red esté disponible. Para reuniones en línea en entornos de baja conectividad, Mumble es una opción gratuita, de código abierto y liviana para llamadas de solo audio.

Si el presupuesto de tu organización lo permite, también recomendamos invertir en una conexión de respaldo: por ejemplo, una conexión de red móvil para conectar sus dispositivos cuando su conexión de banda ancha no esté disponible.

Hay dos formas de hacerlo: usando un módem de Internet móvil o un teléfono inteligente para crear un punto de acceso móvil donde otros dispositivos pueden conectarse y compartir la conectividad móvil. Aquí hay un breve tutorial sobre Cómo crear un punto de acceso móvil en un teléfono inteligente Android (Inglés). Puedes reducir el consumo de datos compartiendo la contraseña de acceso solo con dispositivos y personas imprescindibles.

En los casos en que la conexión a Internet y/o la electricidad sean intermitentes y estés trabajando en línea, asegúrate de guardar tu trabajo con la mayor frecuencia posible para minimizar el riesgo de perderlo.

Si con frecuencia sufres cortes de electricidad, adquirir un generador de respaldo puede ser una opción útil, siempre que tu organización cuente con los recursos para hacerlo.

Hay muchos tipos diferentes de profesionales con los que puedes trabajar. Entre las profesiones que interactúan con mayor frecuencia con tecnología y datos se encuentran:

• Diseño de experiencia de usuario (UX): Trabaja tanto con clientes (¡en este caso, contigo!) como con usuarios para diseñar un producto que satisfaga múltiples necesidades y sea fácil de entender y operar.
• Diseño visual o gráfico: Supervisa los elementos gráficos que utilizará un sitio web, una herramienta, una aplicación o una publicación, y es responsable de diseñar la identidad visual (o la marca). A menudo trabajan con la persona encargada de diseño de UX para asegurarse de que la identidad visual también funcione bien para las personas usuarias.
• Ilustración: Crea ilustraciones, íconos, infografías, etc., que vivirán dentro de la estructura más grande que han creado el diseñador visual y el diseñador UX.
• Desarrollo Frontend: Implementa el diseño en un sitio web, herramienta o aplicación. En particular, es capaz de codificar los aspectos que los usuarios verán y con los que interactuarán.
• Desarrollo Backend: Desarrolla y conecta una base de datos al frontend (las partes del sitio web, la aplicación o la herramienta que un usuario puede ver) y realiza todas las tareas no visibles que llenarán el frontend con contenido dinámico.
• Análisis de datos: Extrae patrones de grandes volúmenes de datos. También pueden estar equipados con las herramientas y el conocimiento para crear visualizaciones de datos para comunicar patrones importantes.
• Sysadmin/DevOps: Mantiene los servidores donde vive el sitio web, la herramienta o la aplicación. A menudo son responsables de coordinar el procedimiento necesario para resolver problemas cuando los usuarios detectan errores o fallos.

A veces, los roles pueden superponerse: por ejemplo, puedes contratar a una persona que lidere el diseño y desarrollo de un sitio web, o una persona desarrolladora que sea capaz de trabajar tanto en el frontend como en el backend.

Antes de contratar personas desarrolladoras y tecnólogas externas, es útil que:

• Seas claro acerca de por qué deseas crear o adoptar nuevas herramientas.
• Identifiques los recursos que tienes y los que necesitarás.
• Te acuerdes de planificar el mantenimiento a largo plazo.

Cuando comiencen a trabajar juntos es importante establecer puntos de coincidencia y una terminología compartida acerca de las necesidades y expectativas. Recomendamos redactar los TdR (Términos de Referencia) para documentar y compartir las necesidades y requisitos del proyecto. Los TdR deben cubrir como mínimo:

• El presupuesto disponible del proyecto.
• La línea de tiempo necesaria
• Tus objetivos
• Tus expectativas para el socio externo
• Cualquier información adicional

También deben ponerse de acuerdo en lo referido a herramientas, canales de comunicación, roles y responsabilidades.

Todo esto puede contribuir en gran medida al éxito del proyecto desde el principio. Algunos items de la lista de tareas del trabajo con consultores una vez que el proceso está en marcha son:

• Concéntrate en la claridad de los objetivos organizacionales, los grandes procesos y los hitos para apoyar mejor al equipo/proyecto.
• Brinda retroalimentación relevante y oportuna.
• Proporciona espacio y muestra respeto por la experiencia del consultor.
• Trata de mantener una comunicación frecuente.

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• Comparta más, construya menos (Inglés)

Sabemos de primera mano que cuando se trata de colaborar en línea, encontrar la forma correcta de comunicarse es esencial, tanto para trabajar sin problemas como para el bienestar general.

Idealmente, tu equipo tendrá una selección de herramientas o canales para usar (por ejemplo, una combinación de aplicaciones de chat seguras, correo electrónico y herramientas de gestión de proyectos), pero es importante que cada uno de estos tenga una función clara.

A menudo, nuestros socios usan tantas herramientas diferentes que se sienten abrumados cada vez que necesitan compartir un documento, una idea o un mensaje. Si este es el caso de tu organización, destina un tiempo para anotar rápidamente todas las diversas herramientas que usan para comunicarse; la lista podría incluir aplicaciones como Signal y Whatsapp, plataformas de mensajería como Slack y Mattermost, CRM en línea como Salesforce, herramientas de VOIP como Skype, Zoom o Jitsi Meet, y herramientas de colaboración como Trello, Airtable, Asana y otras. Quizás también usan mensajes SMS y llamadas telefónicas.

Una vez que tengas esta lista, te sugerimos que te reúnas con tus colegas, o con las personas con las que colaboras más a menudo, para de manera consensuada intentar usar menos herramientas. Asigna a cada herramienta un propósito específico: por ejemplo, tal vez el correo electrónico sea para mensajes más largos que no sean sensibles al tiempo o para compartir documentos, mientras que los programas de mensajería son solo para preguntas urgentes o conversaciones amistosas.

Una vez que hayas identificado algunas cosas que funcionan, ¡documenta los aprendizajes! La documentación asegurará que todos estén en la misma página y que sea una gran referencia para cualquier persona nueva que se una al equipo o para permanecer consciente de los procesos/proyectos.

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• Generar confianza mientras trabaja de manera remota (Inglés)
• Consejos técnicos para trabajar desde casa cuando todos los demás también lo hacen (Inglés)

Incluso cuando estamos entusiasmados con una nueva herramienta tecnológica o un proceso para el uso de datos, es difícil adoptar nuevas formas de trabajar. Al mismo tiempo, asegurarnos de que estamos utilizando las herramientas que acordamos usar (y sus protocolos de seguridad o protección relevantes) es una manera importante de poner en práctica el cuidado mutuo en las organizaciones.

Una medida para ayudarnos mutuamente en la adopción de una nueva forma de trabajar es asegurarnos de que la nueva herramienta o protocolo responda a una necesidad concreta y que todos sepan cuál es esa necesidad. Esto significa que todos saben que el esfuerzo que realizan para aprender a usar la nueva herramienta, los acercará a encontrar una solución a un problema que venían enfrentando.

Al mismo tiempo, es importante gestionar las expectativas: los cambios posiblemente se empiecen a notar poco a poco, con el tiempo, a medida que más personas usan una herramienta o protocolo y se familiarizan con él. Eso es parte del proceso.

Y, como es un proceso, es bueno dejar espacio y tiempo para el aprendizaje, la adaptación y el debate cuando se implementa una nueva herramienta. Dependiendo de qué más esté pasando, las capacidades para aprender algo nuevo pueden variar entre los equipos, y dar espacio puede ser la mejor manera de reconocer esto.

Finalmente, escuchar las experiencias de aquellas personas que usan la nueva herramienta pueden ayudarte a detectar eventuales ajustes que quieras hacer en la herramienta como tal o en el modo en que se utiliza.

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• Adoptar nueva tecnología: cómo darle a su equipo las mejores posibilidades de éxito (Inglés)

Muchas de las personas con las que hablamos tienen curiosidad sobre cómo incorporar la seguridad y el cuidado en todo el trabajo que realizan, especialmente cuando se trata de nuevas iniciativas de tecnología y datos. Cuando en las noticias, en nuestras comunidades y por experiencias personales nos enteramos de casos de fugas de datos y de hackeos a herramientas,  incorporar de manera segura herramientas o procesos tecnológicos puede resultar una tarea ardua.

Un enfoque que puede contribuir a la construcción de una base adecuada es el de Datos Responsables (Responsible Data): la idea de que compartimos un “deber colectivo de dar cuenta de las consecuencias no deseadas de trabajar con datos.”

Algunas áreas para explorar que caen bajo el paraguas de Datos Responsables son:

• Prácticas como la minimización de datos (solo recopilar los datos necesarios).
• Conceptos como el consentimiento (asegurando que las personas puedan aceptar cómo se utilizarán sus datos de una manera libremente dada, específica, informada y revocable).
• Espacios relacionados como la seguridad organizacional (un área rica de práctica en torno al establecimiento de protocolos que pueden ayudar a construir seguridad de datos/información y bienestar físico y seguridad).

Si no estás familiarizado con este tipo de prácticas, existen recursos que pueden ayudarte, desde guías en línea hasta apoyo para profesionales.

Seleccionar herramientas que prioricen tu seguridad puede ser otro paso a seguir. A menudo, estas herramientas no se usan tanto como sus contrapartes menos seguras, por lo que esta podría ser una oportunidad para consultar con colegas de ideas afines o para contactar a una consultoría tecnológica externa de tu confianza. Algunas de estas herramientas podrían incluir:

• Gestores de contraseñas: Crear contraseñas fuertes y únicas es una parte fundamental del uso de la tecnología de manera más segura. Los administradores de contraseñas pueden realizar un seguimiento de tus contraseñas y ayudarte a crear buenas contraseñas.  Aprende más aquí (Inglés).
• Herramientas de comunicación más seguras: Muchos mensajes que enviamos digitalmente no están encriptados, lo que significa que si alguien los interceptara, podría leer el contenido. Las herramientas de comunicaciones más seguras ofrecen cifrado, lo que dificulta que las personas lean el contenido de tus mensajes. Puedes  aprender más aquí (Inglés), o puedes comunicarte con The Engine Room para obtener ayuda sobre la adopción de nuevas herramientas.
• Redes privadas virtuales: Una VPN (red virtual privada) es una herramienta que puede ayudar a proteger tu actividad web de la vigilancia en la red de Internet que estás utilizando. Elegir la VPN correcta, y conocer sus limitaciones, es crucial y depende del contexto en el que te encuentres (en qué país estés, qué VPN elijas, etc.). Al mismo tiempo, elegir la VPN adecuada para tu situación puede ser complejo, así que puedes conseguir información aquí y no dudes en comunicarte con The Engine Room para obtener apoyo.

Siempre ten en cuenta que la seguridad es una combinación de herramientas y prácticas. Así como contar con las herramientas adecuadas es importante, usarlas de la manera correcta y desarrollar prácticas internas sólidas en torno a la seguridad en general, teniendo en cuenta la seguridad física y psicológica también lo es.

Recursos relacionados

• Cómo iniciar tu camino de datos responsable  (Inglés)
• Cómo limpiar, analizar y usar datos de manera responsable (Inglés)
• Herramientas tecnológicas para la documentación de derechos humanos: consideraciones clave para la toma de decisiones en torno a las herramientas de documentación (Inglés)