FAQ: QUESTIONS FRÉQUEMMENT POSÉES SUR LES TECHNOLOGIES ET LES DONNÉES

La réponse à cette question dépend du contexte. La technologie peut vous aider à organiser votre travail et vos opérations quotidiennes, à permettre une communication plus sûre, à collecter et à gérer des informations, à réduire les coûts et à libérer des ressources, entre autres choses. Mais si elle est utilisée de manière inefficace ou non stratégique, la technologie peut également compromettre votre capacité à effectuer votre travail de manière sûre et efficace.

Par exemple, si votre organisation recueille des témoignages de première main sur des violations des droits de l’homme dans des zones où la connectivité internet/mobile est faible, l’adoption d’un outil de collecte de données nécessitant une connexion internet rendra votre travail difficile et aura un impact négatif sur votre capacité à mener à bien votre mission.

Utilisée de manière non stratégique, la technologie peut également vous exposer, ainsi que ceux avec qui vous travaillez, à de nouvelles vulnérabilités et à de nouveaux risques. Par exemple, si vous vous trouvez dans un contexte où la surveillance de la société civile par le gouvernement est courante et que vous utilisez des outils qui ne protègent pas adéquatement vos communications, cela peut compromettre votre travail et votre sécurité.

Pour vous assurer que vous utilisez les technologies de manière stratégique et responsable, prenez le temps de réfléchir à la manière dont l’adoption de nouvelles technologies ou la collecte de données supplémentaires pourrait renforcer ou affaiblir votre travail. Avant d’adopter un nouvel outil ou une nouvelle plateforme, essayez de renforcer vos capacités internes, de vous mettre en relation avec vos pairs ou avec d’autres organisations que vous respectez.

Ressources connexes:

Lightweight support, big picture learning (en anglais)
Adopting new tech: How to give your team the best chances of success (en anglais)

Les technologies numériques évoluent rapidement, tout comme les débats et les conversations sur les avantages et les inconvénients potentiels de l’utilisation d’outils et de plateformes spécifiques. Lorsque nous essayons d’en savoir plus sur la technologie, nous trouvons qu’il est plus utile de se concentrer sur deux choses :

1. Travailler pour développer lentement et progressivement l’intuition technique du personnel, en en faisant autant que possible une priorité pour l’ensemble de l’équipe (par opposition au travail d’une seule personne).
2. Au lieu de chercher de de nouveaux outils, essayez d’abord d’identifier comment la technologie et les données pourraient renforcer votre travail de base.

Lorsqu’il s’agit de nouveaux outils et applications, il y a beaucoup d’informations en ligne qui peuvent être attrayantes – mais il peut être difficile d’identifier ce qui est pertinent pour vous, et ce qui ne l’est pas.
Pour mieux comprendre les informations techniques, commencez par le problème que vous essayez de comprendre ou de résoudre. En outre, si vous le pouvez, établissez des contacts avec des praticien·nes partageant les mêmes idées et ayant éventuellement des contextes ou des missions similaires aux vôtres, et apprenez davantage sur les outils qu’ils/elles utilisent (ainsi que sur leurs réussites et leurs difficultés!).

Ressources connexes:
How to think about tech when you don’t have time to think about tech (en anglais)

Commencez par avoir une vue d’ensemble claire de ce que vous utilisez déjà ! La plupart des organisations utilisent déjà au moins un peu de technologie et de données pour soutenir leur travail – des outils quotidiens tels que l’e-mail ou la messagerie instantanée, aux outils de CRM et aux bases de données. Ci-dessous une courte liste de questions qui peuvent servir d’exercice initial pour déterminer comment vous utilisez les technologies et les données dans votre travail.

Remarque : certaines des informations que vous recueillerez dans le cadre de cet exercice de cartographie peuvent être sensibles : avant de commencer, assurez-vous que vos notes sont stockées dans un endroit sûr et qu’elles ne sont partagées qu’avec les personnes qui doivent y avoir accès.

• Quels outils utilisez-vous actuellement pour votre travail ? 
  • Avec quelles plateformes/outils communiquez-vous, vous et votre équipe ? Il peut s’agir de courriels, de messageries instantanées, de médias sociaux, de SMS et de sites Web, pour n’en citer que quelques-uns.
  • Comment stockez-vous et gérez-vous vos fichiers et vos documents ? Quelles plateformes utilisez-vous ? Est-ce que tous les membres de votre équipe utilisent les mêmes plateformes ?
  • Travaillez-vous sur des campagnes publiques ou faites-vous partie d’efforts collectifs avec d’autres organisations ? Si oui, quels outils utilisez-vous pour le militantisme, l’organisation et la construction de la communauté ?
  • Travaillez-vous avec des bases de données ou des plateformes de recherche ?

• Comment utilisez-vous les données ?
  • Quel type de données/informations recueillez-vous ou générez-vous au quotidien ? Réfléchissez à vos flux de travail individuels et collectifs et dressez la liste des moments où vous collectez ou générez des données. Par exemple, recueillir les coordonnées des personnes que vous avez interrogées, avoir des discussions par courriel ou Whatsapp, prendre des notes d’entretien ou de réunion, ou mener des enquêtes auprès des communautés
  • Où stockez-vous les données ? Considérez les données dont vous disposez actuellement et dressez la liste de tous les endroits où elles vivent (veillez à inclure tous vos emplacements distants – courriels, documents partagés, et ainsi de suite).
  • Quand et comment partagez-vous les données ? Réfléchissez aux moments où vous devez partager des données : quand cela se produit-il généralement, avec qui le faites-vous et quels outils utilisez-vous ? Par exemple, vous pourriez envoyer des feuilles de calcul ou des PDF par courrier électronique, partager des documents et des comptes rendus de réunion via Google Docs, ou partager des mots de passe via une application de messagerie.

Il s’agit là de questions exploratoires initiales.  Pour une version complète de cet exercice de cartographie, voir Becoming RAD! (publié en 2021), ou reach out to our team.

Enfin, l’adoption de nouveaux outils demande du temps et des ressources. Assurez-vous de vous accorder, ainsi que votre équipe, des espaces dédiés à l’apprentissage d’outils peu familiers, à la pratique de comportements et à la mise à niveau avec les nouvelles données utilisées.

Ressources connexes
Becoming RAD! (en français)
The Responsible Data Handbook (en anglais)
Adopting new tech: How to give your team the best chances of success (en anglais)

Dans notre travail de soutien aux organisations de la société civile, nous sommes souvent confronté·es à des suppositions que le numérique signifie mieux, et que toute solution tech permettra d’accroître l’efficacité, l’efficience et l’impact.

Mais ce n’est pas toujours le cas. Lorsque nous travaillons de manière plus intensive avec un·e partenaire, nous commençons souvent par évaluer comment son utilisation des technologies et des données correspond actuellement à son travail et à son contexte.  Cela peut nous aider à comprendre comment, ou même si, la façon dont ils/elles utilisent la technologie renforce leur travail.

Après avoir recensé les outils utilisés par l’organisation et les données collectées, stockées et partagées, nous passons à une deuxième série de questions : Quelle est l’utilité de tout cela (ou quelle pourrait être son utilité) dans le contexte de votre travail :

• Quel est le problème social ou politique central sur lequel vous travaillez ?
• Votre utilisation des technologies et des données vous soutient-elle dans la résolution de ce problème ? Si oui, comment ? Si non, pourquoi pensez-vous que cela pourrait se produire ?
• Votre utilisation quotidienne des technologies et des données vous aide-t-elle à vous connecter avec des individus ou des organisations importants pour votre travail ?
• La façon dont vous utilisez la technologie et les données a-t-elle un impact sur votre charge de travail ? Facilite-t-elle votre travail ou crée-t-elle une quantité de travail insoutenable pour l’équipe ? Aimez-vous utiliser vos outils organisationnels ?

Ressources connexes :
Is “going digital” the answer? (en anglais)
Stop assuming, start questioning (en anglais)

Il y a beaucoup de choses à prendre en compte lors du choix d’un outil, et il existe de nombreuses options, dont certaines que vous ne connaissez peut-être pas encore. Alors comment commencer à réduire (ou à élargir) vos options ?

En 2017, sur la base des recherches que nous avons menées sur la sélection d’outils dans les organisations de la société civile, nous avons créé un guide de sélection d’outils interactif nommé Alidade, qui fait passer les organisations par des questions pouvant les aider à décider du genre d’outil technologique qui correspondrait à leur projet ou à leurs besoins organisationnels. Nous vous recommandons de l’essayer !

En général, lorsque les organisations sont à la recherche de nouveaux outils technologiques, nous avons constaté que les lignes directrices suivantes sont utiles :

1. Faites des recherches sur les personnes, le problème, puis la technologie. Examinez le problème global pour lequel vous pensez qu’un outil technologique pourrait être utile. Pensez à votre public cible. Faites des recherches et examinez les différentes options technologiques disponibles.

2. Réfléchissez à deux fois avant de construire. Recherchez les outils existants qui peuvent faire ce dont vous avez besoin. La création d’un outil entièrement nouveau peut être complexe et risquée.

3. Demandez un deuxième avis. Quelqu’un·e d’autre a probablement essayé une approche similaire avant vous. Trouvez-le·la et demandez-lui conseil.

4. Faites toujours un essai. Essayez au moins deux outils, avec les personnes que vous souhaitez voir les utiliser, avant de choisir. L’essai met en évidence les problèmes dès le départ. Il permet également de soulever des questions dont vous ne soupçonniez pas l’existence.

5. Prévoyez l’échec. Vous ne réussirez pas du premier coup. Prévoyez un budget et des ajustements réguliers de l’outil tout au long du projet.

6. Réfléchissez à ce que vous faites. Continuez à réfléchir à ce qui fonctionne et à ce qui ne fonctionne pas. Appliquez ce que vous apprenez au travail de votre organisation, et partagez avec d’autres organisations.

Assurez-vous que les outils que vous choisissez répondent également à vos besoins en matière de sécurité. Lorsque vous évaluez la sécurité d’un outil, prenez en considération ce qui suit :

• Quelle est la politique de confidentialité des données de l’outil ? Quel type de données l’outil collecte-t-il et avec qui ces données sont-elles partagées ? Qui a accès aux données stockées dans l’outil ?
• L’approche de l’outil en matière de confidentialité et de sécurité est-elle bien documentée ? Que pouvez-vous découvrir sur le bilan de l’outil en matière de confidentialité et de sécurité ?

Documentez et discutez de vos conclusions avec vos collègues avant de prendre une décision finale sur un outil.

Ressources connexes : 

Alidade

Si vous connaissez bien notre travail, vous savez probablement que nous préconisons souvent d’adapter les outils existants à vos propres besoins lorsque cela est possible (nous appelons cela la “réutilisation des outils”).

Les recherches que nous avons menées dans ce domaine ces dernières années ont montré que la réutilisation et l’adaptation d’outils existants peuvent présenter un certain nombre d’avantages, comme une utilisation plus efficace des ressources financières et un meilleur accès à l’aide à la mise en œuvre et à la maintenance.

Créer un outil à partir de zéro, en revanche, peut être un processus long et coûteux en ressources, qui peut conduire à des déceptions : Nous avons vu comment les outils peuvent s’avérer inefficaces ou sous-utilisés, être étonnamment onéreux ou exiger des ressources intensives pour être maintenus ou mis à jour.

Mais si la fonctionnalité recherchée par votre organisation est tout simplement introuvable, et que vous envisagez de construire un nouvel outil, voici quelques questions auxquelles réfléchir :

• Existe-t-il un besoin réel et identifiable pour cet outil ? Cela vous permettra-t-il de vous rapprocher de vos objectifs à long terme ? La construction d’un outil répondrait-elle à un besoin fort qui s’est manifesté dans votre travail, ou l’idée est-elle née d’autres manières ?
• Disposez-vous des ressources nécessaires pour construire l’outil, l’entretenir sur le long terme et fournir un soutien continu à ceux/celles qui l’utiliseront ?
• Quelle est votre vision de l’outil à long terme ? Les besoins ou les problèmes pour lesquels l’outil est construit pourraient-ils potentiellement évoluer avec le temps ?

Ressources connexes :
Building digital tools in social justice organisations: what to consider before getting started
Successful tool re-use in open contracting
Don’t reinvent the wheel, refine it

Si vous êtes aux prises avec un accès intermittent à Internet, envisagez d’adopter des outils qui vous permettent de travailler à la fois en ligne et hors ligne. Dans Google Docs, par exemple, vous pouvez activer l’accès hors ligne aux documents. Cela vous permettra de poursuivre votre travail hors ligne, puis de synchroniser les documents une fois la connectivité rétablie. Certains outils de collecte et de gestion des données, tels que Kobo ToolBox, vous permettent également de collecter des données sur des appareils lorsque vous n’avez pas de connectivité, puis de les télécharger sur le serveur une fois le réseau disponible. Pour les réunions en ligne dans des environnements à faible connectivité, Mumble est une option gratuite, open source et légère pour les appels audio uniquement.

Si le budget de votre organisation le permet, nous vous recommandons également d’investir dans une connexion de secours : par exemple, une connexion de réseau mobile à laquelle connecter vos appareils lorsque votre connexion haut débit n’est pas disponible.

Il y a deux façons de procéder : Utiliser un modem internet mobile, ou utiliser un smartphone dédié pour créer un hotspot mobile où d’autres appareils peuvent se connecter et partager la connectivité mobile. Voici un bref tutoriel sur la façon de créer un hotspot mobile sur un smartphone Android. Vous pouvez limiter la quantité de données utilisées en partageant le mot de passe d’accès avec les seuls appareils ou utilisateurs critiques.

Dans les cas où la connexion internet et/ou l’électricité sont intermittentes et que vous travaillez en ligne, veillez à sauvegarder votre travail aussi souvent que possible, afin de réduire le risque de perte de travail.
Si vous êtes souvent confronté·e à des pénuries d’électricité, l’acquisition d’un générateur de secours peut être une option utile, pour autant que vous disposiez des ressources organisationnelles nécessaires pour ce faire.

Il existe de nombreux types différents d’expert·es externes avec lesquel·les vous pouvez travailler. Les types courants de consultant·es/expert·es externes qui interagissent avec la technologie ou les données comprennent :

• Concepteur·trice d’expérience utilisateur·trice (UX) : Travaille à la fois avec les client·es (dans ce cas, c’est vous !) et les utilisateur·trices pour concevoir un produit qui satisfait des besoins multiples et qui est facile à comprendre et à utiliser.
• Concepteur·trice visuel·le ou graphique : Supervise les éléments graphiques qu’un site web, un outil, une appli ou une publication utilisera, et est responsable de la conception de l’identité visuelle (ou branding). Il travaille souvent avec le/la designer UX pour s’assurer que l’identité visuelle fonctionne bien pour les utilisateur·trices, également.
• Illustrateur·trice : Crée des illustrations, des icônes, des infographies et autres, qui vivront dans la structure plus large que le concepteur·trice visuel·le et le/la concepteur·trice UX ont créée.
• Développeur·euse front-end : Met en œuvre le design sur un site web, un outil ou une application. En particulier, est capable de coder les aspects que les utilisateur·trices verront et avec lesquels ils/elles interagiront.
• Développeur·euse back-end : Développe et connecte une base de données au front-end (les parties du site web, de l’appli ou de l’outil qu’un/une utilisateur·trice peut voir) et effectue toutes les tâches non visibles qui rempliront le front-end de contenu dynamique.
• Analyste de données/scientifique : Extrait des modèles à partir de grands volumes de données. Il/elle peut également être équipé·e des outils et des connaissances nécessaires pour créer des visualisations de données afin de communiquer des modèles importants.
• Sysadmin/DevOps : il/elle assure la maintenance des serveurs où vit le site web, l’outil ou l’appli. Il/elle est souvent chargé·e de coordonner le dépannage nécessaire si les utilisateur·trices rencontrent des bugs ou des erreurs.

Parfois, les rôles peuvent se chevaucher : par exemple, vous pouvez engager un/une consultant·e qui dirige la conception et le développement d’un site Web, ou un/une développeur·euse capable de travailler à la fois sur le front-end et le back-end.

Avant d’engager des développeur·euses et des technologues externes, il est utile d’/de : 

• Être clair·e sur les raisons pour lesquelles vous souhaitez construire ou adopter de nouveaux outils.
• Identifier les ressources dont vous disposez et celles dont vous aurez besoin.
• Se rappeler de planifier la maintenance à long terme.

Au début de votre travail commun, il est important d’établir un terrain d’entente et une terminologie partagée sur les besoins et les attentes. Nous recommandons d’élaborer un TdR (termes de référence) afin de documenter et de partager les besoins et les exigences du projet. Les TdR doivent couvrir au minimum les points suivants :

• Le budget disponible pour le projet
• Le calendrier nécessaire
• Vos objectifs
• Vos attentes à l’égard du/de la partenaire externe
• Toute information supplémentaire

Vous devez également vous mettre d’accord sur les outils, les canaux de communication, les rôles et les responsabilités.

Tout cela peut grandement contribuer à la réussite du projet dès le début. Voici quelques “choses à faire” lorsque vous travaillez avec des consultant·es une fois le travail en cours :

• Se concentrer sur la clarté des objectifs organisationnels, des grands processus et des jalons afin de mieux soutenir l’équipe/le projet.
• Fournir un retour d’information pertinent et opportun.
• Offrez de l’espace et du respect pour l’expertise du/de la consultant·e.
• Essayez d’être réactif·ve en matière de communication.

Ressources connexes :
Share More, Build Less (en anglais)

Nous savons d’expérience que, lorsqu’il s’agit de collaborer en ligne, il est essentiel de trouver le bon moyen de communiquer, aussi bien pour le bon déroulement du travail que pour le bien-être général.

Idéalement, votre équipe disposera d’une sélection d’outils ou de canaux à utiliser (par exemple, un mélange d’applications de chat sécurisées, d’e-mails et d’outils de gestion de projet), mais il est important que chacun d’entre eux ait un rôle clair.

Souvent, nos partenaires utilisent tellement d’outils différents qu’ils/elles se sentent dépassé·es chaque fois qu’ils/elles doivent partager un document, une idée ou un message. Si c’est le cas pour votre organisation, prenez le temps de noter rapidement tous les différents outils par lesquels les gens communiquent – il peut s’agir d’applications comme Signal et Whatsapp, de plateformes de messagerie comme Slack et Mattermost, de CRM en ligne comme Salesforce, d’outils de voix sur IP comme Skype, Zoom ou Jitsi Meet, et d’outils de collaboration comme Trello, Airtable, Asana et autres. Peut-être utilisez-vous également des SMS et des appels téléphoniques.

Une fois cette liste établie, nous vous suggérons de vous réunir avec vos collègues, ou les personnes avec lesquelles vous collaborez le plus souvent, pour convenir d’essayer d’utiliser moins d’outils. Attribuez à chaque outil un objectif spécifique : par exemple, le courrier électronique est peut-être destiné aux messages plus longs qui ne sont pas sensibles au facteur temps, ou au partage de documents, tandis que les programmes de messagerie sont réservés aux questions urgentes ou aux conversations amicales.

Une fois que vous avez identifié quelques éléments qui fonctionnent, documentez-les ! La documentation permettra de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et constituera une excellente référence pour toute nouvelle personne rejoignant l’équipe ou pour rester au courant des processus/projets.

Ressources connexes :
Building trust while working remotely (en anglais)
Tech tips for working from home when everyone else is too (en anglais)

Même lorsque nous sommes enthousiasmé·es par un nouvel outil technologique ou un nouveau processus d’utilisation des données, il est difficile d’adopter réellement de nouvelles méthodes de travail. En même temps, s’assurer que nous utilisons les outils convenus (et leurs protocoles de sûreté ou de sécurité) est un moyen important de faire preuve de bienveillance les uns/unes envers les autres dans les organisations.

L’une des mesures à prendre pour s’aider mutuellement à adopter une nouvelle méthode de travail consiste à s’assurer que le nouvel outil ou protocole répond à un besoin concret et que chacun·e sait de quoi il s’agit. Ainsi, chacun·e sait qu’en s’investissant dans l’apprentissage du nouvel outil, il/elle se rapprochera d’une solution à un problème auquel il/elle est confronté·e.

En même temps, il est important de gérer les attentes – les changements peuvent se faire sentir petit à petit, au fil du temps, à mesure que les gens utilisent un outil ou un protocole et se familiarisent avec lui. Cela fait partie du processus.

Et, comme il s’agit d’un processus, il est bon de laisser de l’espace et du temps pour l’apprentissage, l’adaptation et la discussion lorsqu’un nouvel outil est déployé. En fonction de ce qui se passe par ailleurs, les capacités d’apprentissage de quelque chose de nouveau peuvent varier d’une équipe à l’autre, et laisser de l’espace peut être la meilleure façon de le reconnaître.

Enfin, écouter les expériences de ceux/celles qui utilisent le nouvel outil peut vous aider à repérer les façons dont vous pourriez modifier l’outil lui-même si vous le pouvez, ou modifier la façon dont il est appliqué.

Ressources connexes :
– Adopting new tech: How to give your team the best chances of success (en anglais)

De nombreuses personnes avec lesquelles nous discutons sont curieuses de savoir comment intégrer la sécurité et les soins dans tout le travail qu’elles font- en particulier lorsqu’il s’agit de nouvelles initiatives en matière de technologie et de données. Les fuites de données et le piratage d’outils font la une de l’actualité, de nos communautés et de nos propres expériences, et l’adoption en toute sécurité d’outils ou de processus technologiques peut sembler décourageante.

Une approche qui peut aider à fournir des bases est celle des données responsables (Responsible Data, en anglais) : l’idée que nous partageons un “devoir collectif de rendre compte des conséquences involontaires du travail avec les données”.

Voici quelques domaines à explorer qui relèvent de la notion de données responsables :

• Des pratiques comme la minimisation des données (ne collecter que les données dont vous avez besoin).
• Des concepts comme le consentement (s’assurer que les personnes sont en mesure d’accepter la manière dont leurs données seront utilisées de manière libre, spécifique, informée et révocable).
• Des espaces connexes comme la sécurité organisationnelle (un riche domaine de pratique autour de l’établissement de protocoles qui peuvent contribuer à renforcer la sécurité des données/informations et le bien-être et la sécurité physiques).

Si vous n’êtes pas familier·ère avec ce type de pratiques, il existe des ressources qui peuvent vous aider, qu’il s’agisse de guides en ligne ou de l’assistance d’un praticien.

La sélection d’outils qui donnent la priorité à votre sécurité peut être une autre étape à franchir. Souvent, ces outils ne sont pas aussi largement utilisés que leurs homologues moins sécurisés, ce qui peut être l’occasion de consulter des pairs partageant les mêmes idées ou de contacter un/une technologue externe en qui vous avez confiance. Certains de ces outils pourraient inclure :

• Les gestionnaires de mots de passe : La création de mots de passe forts et uniques est un élément fondamental pour utiliser la technologie de manière plus sûre. Les gestionnaires de mots de passe peuvent à la fois garder la trace de vos mots de passe et vous aider à créer de bons mots de passe. En savoir plus ici.
• Des outils de communication plus sûrs : De nombreux messages que nous envoyons numériquement ne sont pas cryptés, ce qui signifie que si quelqu’un·e les interceptait, il/elle pourrait en lire le contenu. Les outils de communication plus sûrs offrent un cryptage, rendant plus difficile pour les personnes de lire le contenu de vos messages. Vous pouvez en savoir plus ici, ou nous contacter pour obtenir un soutien sur l’adoption de nouveaux outils.
• Les réseaux privés virtuels : Un VPN (réseau privé virtuel) est un outil qui peut contribuer à protéger votre activité sur le web contre la surveillance du réseau internet que vous utilisez. Choisir le bon VPN – et connaître ses limites – est crucial, et dépend du contexte dans lequel vous vous trouvez (dans quel pays vous vous trouvez, quel VPN vous choisissez, etc.) En même temps, choisir le bon VPN pour votre situation peut être complexe, alors rassemblez quelques informations ici et n’hésitez pas à nous contacter pour obtenir de l’aide.

Gardez toujours à l’esprit que la sécurité est un mélange d’outils et de pratiques. Il est important de disposer des bons outils, mais il est tout aussi important d’utiliser ces outils de la bonne manière et de mettre en place des pratiques internes solides autour de la sécurité en général, en tenant compte de la sécurité physique et psychologique également.

Ressources connexes :
Comment démarrer votre parcours de gestion responsable des données
How to responsibly clean, analyse and use data (en anglais)
Tech tools for human rights documentation: key considerations for decision-making around documentation tools (en anglais)