FAQ: Perguntas Frequentes sobre Tecnologia e Dados

Antes de iniciarmos, o que queremos dizer com dados? E tecnologia? Provavelmente você está usando os dois!

Definimos ‘dados’ como informações que precisam ser processadas, organizadas e estruturadas para que possam ser utilizadas. Em outras palavras, com dados estamos nos referindo às informações que você possui, como os detalhes sobre as comunidades com as quais trabalha, resultados de pesquisas que fez, endereços de e-mail e informações de contato de apoiadores e assim por diante.

Entendemos ‘tecnologia’ como as ferramentas, os sistemas, métodos e processos que capitalizam o poder computacional para gerenciar, analisar e comunicar informações. Para isso, quando falamos em tecnologia, queremos dizer ferramentas digitais, em termos gerais. Qualquer coisa, desde plataformas de e-mail e apps de mensagens até hosts de sites, plataformas de newsletters por e-mail, CRMs, bancos de dados, processos algorítmicos e mais.

A resposta para isso realmente depende do contexto. A tecnologia pode lhe auxiliar a organizar tarefas e operações diárias, permitir comunicação mais segura, coletar e gerenciar informações, cortar gastos e liberar orçamento, entre outras possibilidades. Mas, se usada de maneira ineficaz ou sem estratégia, a tecnologia também pode comprometer a sua capacidade de realizar o seu trabalho com segurança e eficácia.

Por exemplo, se sua organização estiver coletando relatos em primeira mão de violações aos direitos humanos em áreas com pouca conectividade à internet/rede móvel, a adoção de uma ferramenta de coleta de dados que necessite de conexão com a internet dificultará o seu trabalho e impactará negativamente a sua capacidade de cumprir a sua missão.

Se usada sem estratégia, a tecnologia também pode lhe expor e expor as pessoas com quem você trabalha a novas vulnerabilidades e novos riscos. Por exemplo, se você está em um contexto em que a monitoração da sociedade civil pelo governo é comum e está usando ferramentas que não protejam suas comunicações de maneira adequada, isso pode comprometer o seu trabalho e a sua segurança.

Para ter certeza de que você usará a tecnologia estrategicamente e com responsabilidade, separe um tempo para pensar a respeito de como implantar uma nova tecnologia ou coletar mais dados poderia fortalecer ou enfraquecer o seu trabalho. Antes de adotar quaisquer novas ferramentas ou plataformas, tente fortalecer a sua capacidade interna, conectar-se com outras organizações que você respeita.

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• Lightweight support, big picture learning  (em inglês)
• Adopting new tech: How to give your team the best chances of success. (em inglês)

Tecnologias digitais evoluem rapidamente, assim como debates e conversas sobre os potenciais benefícios e malefícios de se usar ferramentas e plataformas específicas. Quando tentamos aprender mais sobre tecnologia, achamos que o mais útil é focar em duas coisas:

1. 1. Trabalhar para desenvolver a intuição técnica da equipe de maneira lenta e incremental, fazendo com que seja uma prioridade para toda a equipe tanto quanto possível (em vez de trabalho de uma única pessoa).

1. 1. Em vez de buscar por ferramentas novinhas em folha, tente antes identificar como a tecnologia e os dados podem fortalecer o seu trabalho principal.

Quando o assunto são novas ferramentas e aplicações, há muita informação online que pode ser tentadora – mas pode ser difícil identificar o que é relevante para você e o que não é.

Para entender as informações relacionadas à tecnologia com mais facilidade, comece com o desafio que você está tentando entender ou resolver primeiro. Ademais, se puder, busque organizações parceiras que pensem de maneira similar e que possam estar e

• Conteúdos relacionados: How to think about tech when you don’t have time to think about tech. (em inglês)

Primeiro, tenha uma visão geral clara do que vocês já estão usando! A maioria das organizações já estão usando pelo menos algum tipo de tecnologia e dados para lhes auxiliar no trabalho – desde ferramentas do cotidiano, como e-mail e mensagens instantâneas, até ferramentas de CRM e bancos de dados. Abaixo, trouxemos uma pequena lista de perguntas que podem servir como um exercício inicial para mapear as maneiras que você está usando tecnologia e dados em seu trabalho.

Nota: algumas das informações que você vai reunir como parte deste exercício de mapeamento podem ser sensíveis; antes de começar, garanta que suas notas estão armazenadas em um local seguro e são compartilhadas apenas com pessoas que precisam acessá-las.

• • Quais ferramentas você usa atualmente para seu trabalho? 

    • • Quais plataformas/ferramentas você e sua equipe usam para se comunicar? Dentre elas, podem estar e-mail, mensagens instantâneas, mídias sociais, SMS e sites, para listar algumas.
    • • Como você armazena e gerencia seus arquivos e documentos? Quais plataformas você usa? Todos na sua equipe usam as mesmas plataformas?
    • • Você está trabalhando em campanhas públicas ou faz parte de esforços coletivos com outras organizações? Se sim, quais ferramentas usa para ativismo, organização e manter a comunidade?
    • • Está trabalhando com algum banco de dados ou plataforma de pesquisa?

• • Como você está usando os dados?

    • • Que tipo de dados/informações você coleta ou gera no cotidiano? Pense sobre seus fluxos de trabalho individuais e coletivos e liste os momentos em que você coleta ou gera dados. Por exemplo, coletar informações de contatos das pessoas que você entrevistou, conversar por e-mail ou WhatsApp, tomar notas de entrevistas ou reuniões ou realizar pesquisas com comunidades.
    • • Onde você armazena os dados? Considere os dados que você já tem e liste todos os lugares onde estão (garanta que está incluindo todos os lugares remotos – e-mails, documentos compartilhados e assim por diante).
    • • Onde e como você compartilha os dados? Pense sobre as vezes em que você precisa compartilhar os dados: quando isso normalmente acontece, com quem você compartilha essas informações e quais ferramentas utiliza? Por exemplo, você pode enviar planilhas ou PDFs por e-mail, compartilhar documentos e atas de reuniões pelo Google Docs ou compartilhar senhas através de um aplicativo de mensagens.

Essas são perguntas iniciais e exploratórias. Para uma versão completa deste exercício de mapeamento, veja Becoming RAD! (publicado em 2021) ou entre em contato com a nossa equipe.

Por fim, adotar novas ferramentas leva tempo e necessita de recursos. Garanta que você e sua equipe terão espaços dedicados para aprender novas fer

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• Becoming RAD! (em inglês e em francês)
• The Responsible Data Handbook (em inglês)
• Adopting new tech: How to give your team the best chances of success (em inglês)

Como posso garantir que as ferramentas tecnológicas e os dados que estamos usando são realmente úteis para o nosso trabalho?

Em nosso trabalho de apoio a organizações da sociedade civil, frequentemente nos deparamos com suposições de que digital significa melhor e que qualquer solução tecnológica levará a maior eficiência, eficácia e impacto.

Mas nem sempre é assim. Quando estamos trabalhando mais intensamente com um parceiro, frequentemente começamos com uma avaliação de como seu uso de tecnologia e dados são mapeados para seu trabalho e contexto. Isso pode nos ajudar a entender como, ou mesmo se, a forma com que usam a tecnologia está fortalecendo seu trabalho.

Depois de mapear quais ferramentas a organização está usando e quais dados são coletados, armazenados e compartilhados, vamos a uma segunda rodada de perguntas: quão útil tudo isso é (ou quão útil poderia ser) no contexto do seu trabalho:

• • Qual é o principal problema social ou político no qual você está trabalhando?

• • O seu uso de tecnologia e dados está lhe auxiliando a lidar com esse problema? Se sim, como? Se não, por que você acha que isso está acontecendo?

• • Seu uso cotidiano de tecnologia e dados está lhe auxiliando a se conectar com indivíduos ou instituições importantes para o seu trabalho?

• • A forma como você usa tecnologia e dados está impactando sua carga de trabalho? Está fazendo seu trabalho mais fácil ou está criando cargas insustentáveis de trabalho para a equipe? Você gosta de usar ferramentas organizacionais?

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•  Is “going digital” the answer? (em inglês)
• Stop assuming, start questioning (Em espanhol: Deja de suponer, comienza a cuestionar) 

Se você tem interesse em avaliar sua infraestrutura digital, entre em contato com a nossa equipe e podemos conversar sobre as maneiras como podemos lhe auxiliar.

Há muito a se pensar na hora de escolher uma ferramenta, e há muitas opções por aí – incluindo várias que você talvez ainda não conheça. Então, como começar a reduzir (ou expandir) as suas opções?

Em 2017, com base em uma pesquisa que fizemos sobre escolha de ferramentas em organizações da sociedade civil, criamos um guia interativo para escolha de ferramentas chamado Alidade, que guia as organizações da sociedade civil por meio de perguntas que podem ajudá-las a decidir que tipo de ferramenta tecnológica seria adequada para seu projeto ou suas necessidades organizacionais. Recomendamos que você teste!

Em geral, quando organizações estão buscando novas ferramentas tecnológicas, achamos que as seguintes diretrizes são úteis:

1. 1. Pesquise as pessoas, o problema e, depois, a tecnologia. Analise o problema geral para o qual você acha que alguma ferramenta tecnológica poderia ser útil. Pense no seu público-alvo. Faça uma pesquisa e considere opções diferentes em relação a quais opções tecnológicas estão disponíveis.

1. 1. Pense duas vezes antes de criar. Pesquise por ferramentas já existentes que possam fazer o que você precisa. Criar uma ferramenta totalmente nova pode ser mais complexo e arriscado.

1. 1. Obtenha uma segunda opinião. Outra pessoa provavelmente já tentou uma abordagem parecida antes de você. Encontre essa pessoa e peça conselhos a ela.

1. 1. Sempre faça testes. Teste pelo menos duas ferramentas, com as pessoas que você quer que as usem, antes de escolher. O teste destaca problemas logo no início. Também levanta questões que você nunca imaginou que teria.

1. 1. Esteja preparado para o fracasso. Você não vai acertar de primeira. Tenha orçamento separado e se planeje para fazer ajustes regulares à ferramenta ao longo do projeto.

1. 1. Reflita sobre o que você está fazendo. Tenha sempre em mente o que está e o que não está funcionando. Aplique o que você aprender ao trabalho da sua organização e compartilhe com outras organizações.

Certifique-se de que as ferramentas que você escolher também se adequam às suas necessidades de segurança. Quando estiver avaliando a segurança de uma ferramenta, considere o seguinte:

• • Qual é a política de privacidade da ferramenta? Que tipo de dados a ferramenta coleta e com quem esses dados são compartilhados? Quem tem acesso a quaisquer dados armazenados na ferramenta?

• • A abordagem da ferramenta em relação à privacidade e segurança é bem documentada? O que você consegue descobrir sobre os registros de privacidade e segurança da ferramenta?

Documente e discuta suas descobertas com seus colegas antes de tomar a decisão final a respeito de uma ferramenta.

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• Alidade

Se você está familiarizado com o nosso trabalho, provavelmente sabe que muitas vezes defendemos a adaptação de ferramentas existentes para suas necessidades quando possível (chamamos isso de “reutilização de ferramenta”).

Nossa pesquisa nessa área ao longo dos últimos anos mostrou que reutilizar e adaptar ferramentas existentes pode ter muitas vantagens, como uso mais eficiente de recursos financeiros e aumento do acesso ao suporte para a implementação e manutenção.

Criar uma ferramenta do zero, por outro lado, pode ser um processo custoso e longo que pode levar à frustração: já vimos como ferramentas podem acabar sendo ineficazes ou pouco usadas, ter um custo alto inesperado ou demandar muitos recursos para serem mantidas ou atualizadas.

Mas se simplesmente não consegue encontrar a funcionalidade que a sua organização está buscando e você está considerando criar uma nova ferramenta, aqui estão algumas questões sobre as quais refletir:

• • Há uma necessidade real e identificável para esta ferramenta? Ela lhe aproximará dos seus objetivos de longo prazo? Criar uma ferramenta responderia a uma necessidade intensa que surgiu no seu trabalho ou a ideia surgiu por outros motivos?

• • Você tem os recursos necessários para criar a ferramenta, mantê-la a longo prazo e fornecer suporte constante para as pessoas que continuarão a usá-la?

• • Qual é a sua visão para a ferramenta no longo prazo? As necessidades ou problemas que a ferramenta está sendo construída para atender e resolver podem evoluir ao longo do tempo?

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• Building digital tools in social justice organisations: what to consider before getting started (em inglês)
• Successful tool re-use in open contracting (em inglês)
• Don’t reinvent the wheel, refine it. (em inglês)

Se você tem dificuldades com acesso intermitente à internet, considere adotar ferramentas que permitam que você trabalhe tanto online como offline. Com o Google Docs, por exemplo, você pode permitir o acesso offline aos documentos. Isso vai permitir que você continue seu trabalho offline e depois sincronize os documentos quando a conexão voltar. Algumas ferramentas de coleta e gerenciamento de dados, como Kobo ToolBox, também permitem que você colete dados nos dispositivos quando não tem conexão e depois faça o upload dos dados no servidor quando a rede estiver disponível. Para reuniões online em cenários e configurações de baixa conectividade, Mumble é uma opção gratuita, leve e de código aberto para ligações apenas de áudio.

Se o orçamento da sua organização permitir, também recomendamos investir em uma conexão de backup; por exemplo, uma conexão de rede móvel à qual conectar seus aparelhos quando sua conexão de banda larga não estiver disponível.

Há duas formas de fazer isso: usar um modem de internet móvel ou usar um smartphone dedicado para criar um ponto de acesso ao qual outros aparelhos podem se conectar e compartilhar a conexão móvel. Aqui está um tutorial rápido de como criar um ponto de acesso móvel em um smartphone Android. Você pode limitar a quantidade de dados usados ao compartilhar a senha de acesso apenas com aparelhos ou usuários essenciais.

Em casos em que a conexão à internet e/ou à eletricidade é intermitente e você está trabalhando online, certifique-se de que está salvando seu trabalho com a maior frequência possível para minimizar os riscos de perder trabalho.

Se por quedas de energia com frequência, adquirir um gerador como backup pode ser uma opção interessante, desde que você tenha os recursos organizacionais para isso.

Há muitos tipos diferentes de profissionais com os quais você pode trabalhar. Tipos comuns de profissões que interagem com tecnologia ou dados incluem:

• • Design de user experience (UX): Trabalha tanto com clientes (neste caso, é você!) como usuários para criar um produto que satisfaça necessidades diversas e seja fácil de entender e operar.

• • Design gráfico: Cuida dos elementos visuais que um site, ferramenta, app ou publicação usam e é responsável por criar a identidade visual (ou branding). Frequentemente trabalha junto com o UX designer para garantir que a identidade visual também funciona bem para as pessoas que são usuárias.

• • Ilustração: Cria ilustrações, ícones, infográficos e mais, que vão compor a estrutura maior que o designer gráfico e o UX designer criaram.

• • Desenvolvimento front-end:  Implementa o design em um site, ferramenta ou app. Em particular, é capaz de programar os aspectos que os usuários vão ver e com os quais vão interagir.

• • Desenvolvimento back-end: Desenvolve e conecta um banco de dados ao front-end (as partes do site, app ou ferramenta que um usuário pode ver) e faz todas as tarefas não visíveis que preencherão o front-end com conteúdo dinâmico.

• • Análise/Ciência de dados: Extrai padrões de grandes volumes de dados. Também pode estar equipado com as ferramentas e o conhecimento necessários para criar visualizações de dados a fim de comunicar padrões importantes.

• • Sysadmin/DevOps: Mantém os servidores onde ficam o site, as ferramentas ou apps. Frequentemente é responsável por coordenar a identificação e solução de problemas se as usuárias encontrarem bugs ou erros.

Às vezes, as funções podem se justapor: por exemplo, você pode contratar uma pessoa que lidera o design e desenvolvimento de um site, ou uma pessoa desenvolvedora que é capaz de trabalhar tanto em front-end como em back-end.

Antes de contratar desenvolvedores e especialistas em tecnologia, é útil:

• • Ter clareza do porquê você quer criar ou adaptar novas ferramentas.

• • Identificar os recursos que você tem e dos quais vai precisar.

• • Lembrar-se de se planejar para manutenção a longo prazo.

No início de seu trabalho juntos, é importante estabelecer pontos em comum e uma terminologia compartilhada a respeito das necessidades e expectativas. Recomendamos criar um Termo de Referência  para documentar e compartilhar necessidades e exigências do projeto. O Termo de Referência deve abordar, no mínimo:

• • O orçamento disponível para o projeto

• • O prazo necessário

• • Seus objetivos

• • Suas expectativas em relação ao parceiro externo

• • Quaisquer informações adicionais

Vocês também devem chegar a um acordo em relação a ferramentas, canais de comunicação, funções e responsabilidades.

Tudo isso pode contribuir muito para o sucesso do projeto desde o início. Algumas coisas que você deve fazer ao trabalhar com consultores, uma vez que o trabalho está em andamento, são:

• • Focar na clareza dos objetivos, grandes processos e marcos organizacionais para melhor apoiar a equipe/o projeto.

• • Fornecer feedback relevante e em tempo hábil.

• • Dar espaço ao e ter respeito pela expertise do consultor.

• • Tentar ser responsivo com as comunicações.

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• Share More, Build Less (em inglês)

Sabemos em primeira mão que, quando se trata de colaborar online, encontrar a maneira certa de se comunicar é essencial – tanto para que o trabalho corra bem como para o bem-estar geral.

Idealmente, sua equipe terá uma seleção de ferramentas ou canais para usar (por exemplo, um mix de apps de chat, e-mail e ferramentas de gerenciamento de projetos seguros), mas é importante que cada um deles tenha uma função clara.

Com frequência, as organizações com quem trabalhamos  usam tantas ferramentas diferentes que se sentem sobrecarregados toda vez que precisam compartilhar um documento, ideia ou mensagem. Se este for o caso da sua organização, separe um tempo para listar rapidamente todas as ferramentas diferentes que as pessoas usam para se comunicar – a lista pode incluir apps como Signal e WhatsApp, plataformas de mensagens como Slack e Mattermost, CRMs online como Salesforce, ferramentas VOIP como Skype, Zoom ou Jitsi Meet, e ferramentas colaborativas como Trello, Air Table, Asana e outras. Talvez você também use mensagens SMS ou ligações por telefone.

Quando tiver essa lista em mãos, sugerimos que se reúna com as pessoas com as quais você mais colabora e entrem em um acordo para tentar usar menos ferramentas. Dê um propósito específico a cada ferramenta: por exemplo, talvez e-mail seja para mensagens mais longas e que não sejam tão urgentes, ou para compartilhar documentos, enquanto programas de mensagens são para questões urgentes ou conversas casuais.

Quando tiver identificado algumas coisas que funcionam, documente! O registro garantirá que todos estão na mesma página e será uma ótima referência para pessoas novas que entrarem na equipe ou simplesmente para servir de lembrete dos processos/projetos.

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• Building trust while working remotely (em inglês)
• Tech tips for working from home when everyone else is too (em inglês)

Mesmo quando estamos animados com uma nova ferramenta ou processo tecnológico para usar dados, de fato adotar novos modos de trabalho é difícil. Ao mesmo tempo, garantir que estamos usando as ferramentas acordadas (e seus protocolos e segurança ou proteção relevantes) é uma maneira importante através da qual podemos praticar o cuidado um com o outro nas organizações.

Um passo a ser tomado para ajudar todos a adotar uma nova forma de trabalho é garantir que a nova ferramenta ou o novo protocolo respondam a uma necessidade concreta e que todos saibam qual ela é. Isso significa que todos sabem que, ao se esforçar para aprender a usar a nova ferramenta, estarão mais próximos da solução de um problema que vêm enfrentando.

Ao mesmo tempo, é importante gerenciar as expectativas – as mudanças podem ser sentidas pouco a pouco, ao longo do tempo, conforme mais pessoas usam uma ferramenta ou um protocolo e se familiarizam com ela/ele. Isso faz parte do processo.

E, porque é um processo, é bom dar espaço e tempo para aprendizado, adaptação e discussão quando uma nova ferramenta é selecionada. Dependendo do que mais estiver acontecendo, as capacidades para aprender algo novo podem variar entre as equipes, e dar espaço pode ser a melhor forma de reconhecer isso.

Por fim, ouvir as experiências das pessoas que estão usando a nova ferramenta pode lhe ajudar a identificar maneiras que você pode ajustar a própria ferramenta, se for possível, ou ajustar como ela vem sendo aplicada. 

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• Adopting new tech: How to give your team the best chances of success (em inglês)

Muitas das pessoas com quem conversamos estão curiosas a respeito de como podem incorporar a segurança e o cuidado em todo o trabalho que fazem – especialmente quando se trata de novas iniciativas tecnológicas e de dados. Ao vermos nos noticiários, nas nossas comunidades e em nossas próprias experiências situações como vazamentos de dados e ferramentas hackeadas, pode parecer desafiador adotar ferramentas ou processos tecnológicos com segurança.

Uma abordagem que pode auxiliar a fornecer uma base é a de Responsible Data (ou “dados responsáveis”, em uma tradução livre): a ideia de que compartilhamos um “dever coletivo de prestar contas das consequências não intencionais de trabalhar com dados”.

Algumas áreas a serem exploradas e que estão sob o guarda-chuva dos dados responsáveis são:

• • Práticas como minimização de dados (apenas coletar os dados que você precisa).

• • Conceitos como consentimento (certificar-se de que as pessoas são capazes de concordar de maneira livre, específica, informada e revogável com como seus dados serão usados).

• • Espaços relacionados, como segurança organizacional (uma rica área de prática em torno da definição de protocolos que podem auxiliar a criar segurança de dados/informações e bem-estar físico e segurança).

Se você não está familiarizado com esses tipos de práticas, há alguns recursos que podem ajudar – desde guias online até suporte do praticante.

Escolher ferramentas que priorizem sua segurança pode ser outro passo a ser dado. Com frequência, essas ferramentas não são tão utilizadas como suas contrapartes menos seguras, então essa pode ser uma oportunidade para consultar colegas com pensamento similar ou contatar um especialista em tecnologia externo em quem você confie. Algumas dessas ferramentas podem incluir:

• • Gerenciadores de senhas: Criar senhas fortes e exclusivas é uma parte fundamental ao usar a tecnologia com mais segurança. Gerenciadores de senha podem tanto acompanhar suas senhas usadas como ajudá-lo a criar senhas fortes. Saiba mais aqui.

• • Ferramentas de comunicação mais seguras: Muitas das mensagens que enviamos digitalmente não são criptografadas, o que significa que, se alguém tentar interceptá-las, poderia ler o conteúdo. Ferramentas de comunicação mais seguras oferecem criptografia, tornando mais difícil que pessoas leiam o conteúdo de suas mensagens. Você pode aprender mais aqui, ou entrar em contato conosco para auxílio a respeito de adoção de novas ferramentas.

• • Redes privadas virtuais: Uma VPN (virtual private network, em inglês) é uma ferramenta que pode ajudar a proteger sua atividade na web contra vigilância na rede de internet que você está usando. Escolher a VPN certa – e conhecer suas limitações – é crucial, e depende do contexto no qual você está inserido (em qual país está, qual VPN escolheu etc.). Ao mesmo tempo, escolher a VPN certa para a sua situação pode ser complexo, então se informe mais aqui e não hesite em entrar em contato conosco para obter ajuda.

Sempre tenha em mente que segurança é uma mistura tanto de ferramentas como de práticas. É importante ter as ferramentas corretas, mas é igualmente importante usá-las do jeito correto e construir práticas internas fortes quando o assunto for segurança em geral, levando em consideração segurança física e psicológica também.

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– How to responsibly clean, analyse and use data (em inglês)
– Tech tools for human rights documentation: key considerations for decision-making around documentation tools (em inglês)